La proliferación de videoconferencias mata la productividad

Hemos hablado mucho del error de pretender juzgar en lugar de motivar a nuestros colaboradores. Pero quizá nos hemos referido poco al otro gran problema de las grandes organizaciones: Convocar reuniones gigantescas con el único fin de demostrar que pueden hacerlo.

Tomemos el caso de un grupo de ejecutivos que, alentados por la facilidad con la que es posible convocar encuentros por videoconferencia, van y reúnen más de 600 personas para tratar temas generales. Obviamente, olvidan el carácter obligatorio de la convocatoria y juzgan un éxito tanta asistencia. Creen demostrar así popularidad y cercanía con sus subordinados, algunos de los cuales incluso presentan materiales o aprovechan para agradecer tamaña muestra de generosidad. 

Así, estos ejecutivos comparten sus pensamientos durante una hora o más, o presentan pantallas y pantallas atiborradas de datos que apenas se pueden ver y que, seamos francos, no interesan a la gran mayoría. Y sin embargo, nadie parece quejarse. Bien es cierto que ese silencio proviene del hecho innegable de que esa gran mayoría, protegida en la masa, está haciendo alguna otra cosa al mismo tiempo. Cuando la conferencia termine, estos asistentes silentes se asegurarán de cerrar sus conexiones para no ponerse en evidencia quedándose solos en la sala durante horas y horas. No hay peligro. Al poco de terminar, todos recibirán en señal de Misión cumplida la grabación de la conferencia, por si quieren deleitarse un poco más durante el resto de la jornada. Y así hasta la siguiente conferencia/pérdida de tiempo. Un ritual caro y pernicioso para la empresa.

Es caro porque estamos usando un tiempo en el que se supone que los colaboradores deben añadir valor a algún proceso. Escuchar las cábalas de algún alto ejecutivo o de algún diligente mando intermedio salmodiando sobre la necesidad de cumplir objetivos o responder al cliente NO añaden valor a nada. De hecho, en el ejemplo de antes podemos calcular muy fácilmente que semejante reunión habrá costado a la empresa una pérdida de horas productivas equivalente a no menos de 50 000 euros, según el coste horario de los presentes. Sumemos a esto la cantidad de horas perdidas previamente en la recopilación de datos para rellenar los informes encargados por esos mismos ejecutivos para la reunión.

Pero la proliferación de reuniones no es solo un ritual caro. Además es pernicioso porque estimula la cultura de la supervivencia: Ir donde te digan, escuchar indolente lo que te digan, tratar de hacer tu trabajo casi a escondidas y atisbar de paso en qué pierden el tiempo los managers.

No, para ser un buen líder no es necesario convocar cada semana a todos tus colaboradores para que oigan de tus labios un puñado de sabias reflexiones. De hecho, ya hemos visto que es costoso y dañino. No, mira, mejor ocupa tu tiempo en recorrer una y otra vez la estructura y los procesos de tu organización en busca de cosas que gracias a tu poder puedan hacerse mejor. Es decir, cosas con las que ayudar a tus colaboradores a hacer mejor su trabajo. Seguro que encuentras un montón, y sin molestar a nadie. 

No preguntes a tus empleados qué cosas se pueden hacer mejor cuando solo tú tienes la libertad para visitar todo el edificio corporativo e implantar cambios. Y si les preguntas, tendrás que tener el valor de obedecerlos, o te ganarás un descrédito con el que ya no estarás al frente de un grupo de colaboradores, sino de funcionarios supervivientes. Y llegará el momento el que toda tu plantilla producirá lo mismo que otra con la mitad de su tamaño.

Entonces, tu reacción será injusta porque esa situación la has provocado tú.