Por más que se repita el ciclo, uno siempre cae. De la tímida ilusión, a la euforia, la sorpresa y nuevamente la decepción. Pasó con los PowerPoint. Y hoy, con los WF, los mal llamados Flujos de trabajo.
La idea de partida siempre es buena, razonable. Se trata de sistematizar algo, apartarlo del dominio del capricho personal para convertirlo en parte de un proceso perfectamente diseñado para absorber mucho trabajo al menor coste intelectual posible. Así es como se ha reducido drásticamente el número de incidencias en quirófanos, aeropuertos o refinerías. Osea, la cosa es buena en sí. Pero la facilidad con la que una herramienta de creación de flujos de trabajo puede crear circuitos de aprobación laberínticos es tan terroríficamente alta, que resulta fatalmente atractiva para organizaciones ya de por sí proclives a la burocratización. La proliferación de formularios y niveles de aprobación departamentales, anónimos y ya ni siquiera personales, no sólo ralentiza el proceso, sino que al hacerlo involucrando a más gente lo encarece. Pero, como un flujo de trabajo no garantiza la respuesta a todas las situaciones del negocio ni la integridad referencial, provoca en cada meandro del proceso la aparición de nuevas hojas de cálculo, la atomización y distorsión de las responsabilidades, el oscurecimiento de los procesos y los costes, y la pérdida de conocimiento situacional. El caos.
Una organización debe velar por mantener un conjunto coherente de procesos, sin permitir que las limitaciones de un determinado producto comercial informático terminen por generar una estructura en la sombra, mucho más eficiente pero al coste de mantener un sistema informático que no nos transporta, sino que espera que lo empujemos nosotros. Luego, la inveterada desconexión del mando de la realidad diaria del negocio hará el resto, hundiendo más aun al negocio en los fangos de la burocracia donde anida la corrupción y el desánimo.
