Aquella maravillosa organización que flotaba sobre un bosque de hojas de cálculo

Es un lugar común que las grandes organizaciones se ralentizan y encarecen debido a la profusión de controles y formularios. Pero no solo es eso: fragilizan la gestión, oscurecen la verdad y dificultan la toma de decisiones. Y sin embargo, siguen funcionado. ¿Cómo es posible? ¡Un oscuro ejercito de creadores y manipuladores de hojas de cálculo se encarga de mantener la organización a flote!

La aparición de interfaces gráficas y hojas de cálculo a principios de los años 80 del siglo pasado permitió a muchas pequeñas empresas expandirse a un coste razonable, generando nuevos sistemas de gestión transparentes, flexibles y fáciles de usar. Pero también las empresas grandes se hicieron rápidamente seguidoras del culto a la hoja de cálculo como método de entrada a sus mastodónticos sistemas de gestión, y también como método de explotación de datos. La llegada de internet impulsó la posibilidad de compartir las hojas de cálculo entre varios usuarios y localizaciones, asentando así todavía más su dominio en el panorama empresarial. 

Pero las hojas de cálculo no sustituyeron los caóticos sistemas CRM, ERP, SCM, PLM y demás, de los que SAP es la quintaesencia. En lugar de eso, se mezclaron en los procesos aprovechando su versatilidad y atractivo visual, y terminaron conviviendo todos juntos en un magma cada vez más impenetrable. Así fue como los empleados terminaron bajando datos de sistemas, alimentando hojas de cálculo y subiendo sus resultados de nuevo a los mismos sistemas de los que previamente habían bebido.

No olvidemos que detrás de cada hoja de cálculo hay normalmente uno o más seres humanos luchando por mantenerla alineada con otras hojas de cálculo o sistemas de datos, en procesos que consumen tiempo, son costosos, y los desalientan y desmotivan.

Sin embargo, la legendaria incapacidad de las jefaturas para entender los arcanos de una simple base de datos relacional convirtieron esta verdadera lacra en una necesidad para comprender mínimamente el negocio. Esto y la imposibilidad de hacer migraciones sin arriesgarse a una considerable pérdida de datos ha estado ralentizando la velocidad a la que las grandes empresas (las más afectadas por este panorama) pueden agilizar sus procesos.

Y esto no tiene que ver con las herramientas de visualización y paneles de mando, siempre tan apreciados en los despachos de alta dirección, sino con la gestión misma de los datos desde su concepción.

Esto tiene que ver con una cultura empresarial que en mi opinión debería orientarse a considerar que la gestión de la información debe ser abordada de abajo arriba, evitando la manipulación manual, y preservando la flexibilidad que todo organismo necesita si quiere sobrevivir. La prevalencia de las hojas de cálculo en el panorama empresarial nos da una idea de que para muchas organizaciones esta visión es aún muy lejana.

¿Cambiará en algo la irrupción de herramientas de IA? Puede que solo sofistique y engorde esa capa de hojas de cálculo, pero sin abordar en profundidad la adaptación de las herramientas integrales porque su enorme complejidad las protege. 

Veremos.